top of page

Valmiusprosessi AnyQuickMove.com

AnyQuickMovella ymmärrämme, että logistiikka- ja kuljetusalalla voi syntyä odottamattomia tilanteita. Olemme kehittäneet kattavan varautumisprosessin varmistaaksemme, että pystymme ylläpitämään korkeimman palvelun tasoa ja lieventämään odottamattomien tapahtumien vaikutuksia. Tämä prosessi kattaa kaikki liiketoimintamme osa-alueet, mukaan lukien toimistotoiminnot, kuljetusvarastot, kuljettajat, ajoneuvot ja asiakasvuorovaikutuksen.

 

1. Toimistotoimintojen valmiussuunnitelma

1.1 IT-järjestelmävika

  • Välitön vastaus: Jos toimistossa ilmenee IT-järjestelmävika, koko henkilöstön tulee ilmoittaa asiasta välittömästi IT-osastolle.

  • Varmuuskopiointijärjestelmät: Käytä pilvipohjaisia varmuuskopiointijärjestelmiä tietojen palauttamiseen. Varmista, että kaikki tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ulkoiselle palvelimelle.

  • Viestintä: Ilmoita kaikille asiakkaille mahdollisista viivästyksistä sähköpostitse tai tekstiviestillä. Käytä henkilökohtaisia puhelimia kiireellisen viestinnän hallintaan, jos se vaikuttaa yrityksen puhelimiin.

  • Vaihtoehtoiset työpaikat: Henkilökunnan tulee olla valmis työskentelemään etänä, jos toimistoon ei pääse. Etäkäyttöä yrityksen järjestelmiin tulee testata säännöllisesti.

 

1.2 Sähkökatkos

  • Välitön vastaus: Jos toimistossa ilmenee sähkökatkos, henkilökunnan tulee pysyä rauhallisena ja ilmoittaa ongelmasta kiinteistön johtoon.

  • Varavirta: Vaihda varavirtalähteeseen, jos se on käytettävissä. Jos ei, ilmoita asiakkaille mahdollisista viivästyksistä ja siirry etätöihin, jos mahdollista.

  • Turvatoimenpiteet: Varmista, että kaikki elektroniset laitteet on sammutettu, jotta vältytään vaurioilta, kun virta palautetaan.

 

1.3 Henkilöstöpula

  • Välitön vastaus: Jos odottamaton henkilöstöpula johtuu sairaudesta tai muista hätätilanteista, jaa tehtävät uudelleen käytettävissä olevan henkilöstön kesken.

  • Väliaikainen henkilöstö: Käytä luetteloa ennalta tarkastetuista väliaikaisista työntekijöistä tai palkkaa tilapäinen toimisto täyttämään tarpeen mukaan.

  • Priorisointi: Priorisoi kriittiset tehtävät, kuten asiakaspalvelu ja lähetyksen koordinointi. Ei-välttämättömät tehtävät voivat viivästyä tai määrätä uudelleen.

 

2. Kuljetusvarikkojen valmiussuunnitelma

2.1 Varaston tulipalo tai tulva

  • Välitön vastaus: Evakuoi varasto välittömästi ja varmista, että koko henkilökunta on turvassa. Soita hätäkeskukseen.

  • Vahinkojen arviointi: Kun olet turvassa, arvioi ajoneuvoille, tavaroille ja laitokselle aiheutuneiden vahinkojen laajuus.

  • Vaihtoehtoiset sijainnit: Ohjaa ajoneuvot vaihtoehtoiseen varastoon, jos ensisijainen sijainti vaarantuu. Määritä etukäteen vaihtoehtoiset varastopaikat, jos varasto suljetaan pitkällä aikavälillä.

  • Asiakasilmoitus: Ilmoita asiakkaille, joita asia koskee, mahdollisista viivästyksistä ja päivitä säännöllisesti heidän tavaroidensa tilasta.

 

2.2 Tietoturvaloukkaus

  • Välitön vastaus: Jos tapahtuu turvallisuusrikkomus, kuten varkaus tai ilkivalta, turvaa alue ja ilmoita tapauksesta poliisille.

  • Varaston tarkistus: Suorita välitön varaston tarkastus puuttuvien tai vaurioituneiden kohteiden tunnistamiseksi.

  • Vakuutuskorvausvaatimukset: Aloita vakuutuskorvaushakemuksen jättäminen ja toimita asiakirjat asiakkaille, joita asia koskee.

  • Turvallisuustarkistus: Tarkista ja tehosta turvatoimia, kuten CCTV, hälytyksiä ja henkilöstöprotokollia, estääksesi tulevat tapahtumat.

 

3. Kuljettajan ja ajoneuvon valmiussuunnitelma

3.1 Ajoneuvon rikkoutuminen

  • Välitön vastaus: Jos ajoneuvo hajoaa, kuljettajan tulee turvallisesti pysähtyä ja arvioida tilanne.

  • Tieapu: Ota yhteyttä lähimpään tiepalveluun ja kuljetuspäällikköön korjauksen tai hinauksen järjestämiseksi.

  • Vaihtoehtoinen kuljetus: Jos ajoneuvoa ei voida korjata paikan päällä, on sovittava vaihtoehtoisesta ajoneuvosta toimituksen jatkamiseksi. Kuljetuspäällikön tulee koordinoida läheisten toimipisteiden kanssa korvaavan ajoneuvon lähettämistä.

  • Asiakasilmoitus: Ilmoita asiakkaalle viivästyksestä ja anna päivitetty arvioitu saapumisaika (ETA).

 

3.2 Ajoneuvo-onnettomuus

  • Välitön vastaus: Onnettomuuden sattuessa kuljettajan tulee varmistaa itsensä ja muiden asianosaisten turvallisuus. Ota välittömästi yhteyttä hätäkeskukseen.

  • Onnettomuusraportti: Kuljettajan on dokumentoitava onnettomuus valokuvilla ja kirjallisella ilmoituksella, mukaan lukien ajoneuvon tai tavaran vauriot.

  • Vakuutuskorvaukset: Aloita vakuutuskorvausprosessi ja tee tarvittaessa yhteistyötä viranomaisten kanssa.

  • Vaihtoajoneuvo: Järjestä tarvittaessa korvaava ajoneuvo ja sovi kuljetuspäällikön kanssa toimitusten jatkamiseksi.

  • Asiakasilmoitus: Ilmoita asiakkaalle tapahtumasta, hänen tavaroidensa tilasta ja uudesta saapumisajasta.

 

3.3 Ajoneuvon varkaus

  • Välitön toiminta: Jos ajoneuvo varastetaan, kuljettajan on ilmoitettava varkaudesta välittömästi poliisille ja ilmoitettava kuljetuspäällikölle.

  • GPS-seuranta: Käytä GPS-seurantaa varastetun ajoneuvon paikantamiseen. Anna poliisille seurantatiedot.

  • Varaston tarkistus: Tarkista varastetun ajoneuvon varasto ja ilmoita asiakkaille kadonneista tavaroista. Aloita vakuutuskorvausten jättämisprosessi.

  • Vaihtoajoneuvo: Lähetä vaihtoajoneuvo lähimmältä toimipisteeltä jatkaaksesi toimituksia.

  • Asiakasviestintä: Pidä asiakkaalle ajan tasalla tilanteesta ja sen ratkaisemiseksi toteutetuista toimenpiteistä.

 

3.4 Tuli ajoneuvossa

  • Välitön toiminta: Jos ajoneuvo syttyy tuleen, kuljettajan tulee turvallisesti pysähtyä, evakuoida ja soittaa hätäkeskukseen.

  • Turvallisuus ennen kaikkea: Varmista kuljettajan ja kaikkien matkustajien tai lähellä olevien henkilöiden turvallisuus.

  • Vahinkojen arviointi: Kun tuli on sammunut, arvioi ajoneuvolle ja tavaroille aiheutuneet vahingot.

  • Vakuutus ja korvaukset: Aloita vakuutuskorvaushakemuksen jättäminen ja ilmoita asiasta asiakkaille. Dokumentoi tapahtuma huolellisesti valokuvilla ja raporteilla.

  • Vaihtoajoneuvo: Järjestä vaihtoajoneuvo tarvittaessa toimitusten suorittamiseksi.

  • Asiakasilmoitus: Anna asiakkaille päivityksiä heidän tavaroidensa tilasta ja uudesta toimitusaikataulusta.

 

3.5 Puuttuvat tuotteet

  • Välitön vastaus: Jos tavara ilmoitetaan puuttuvan, kuljettajan tulee tarkistaa ajoneuvo- ja toimitustiedot uudelleen.

  • Varaston tarkistus: Tarkista varastoluettelo ja vertaa sitä toimitettuihin tuotteisiin. Jos tavaran todetaan puuttuvan, ilmoita siitä välittömästi kuljetuspäällikölle.

  • Asiakasviestintä: Ilmoita asiakkaalle kadonneesta tuotteesta ja vakuuta hänelle, että sen löytämiseksi ryhdytään toimenpiteisiin.

  • Tutkinta: Suorita perusteellinen tutkimus selvittääksesi, oliko esine väärässä, jätettykö vai varastettu. Ota tarvittaessa poliisi mukaan.

  • Ratkaisu: Jos tuotetta ei löydy, jatka vakuutuskorvausta ja sovi asiakkaalle korvaus.

 

3.6 Vaurioituneet esineet

  • Välitön vastaus: Jos esine on vaurioitunut kuljetuksen aikana, kuljettajan tulee dokumentoida vahinko valokuvilla ja yksityiskohtaisella raportilla.

  • Asiakasilmoitus: Ilmoita asiakkaalle vahingosta mahdollisimman pian ja toimita todisteet tapahtumasta.

  • Vakuutuskorvaukset: Aloita vakuutuskorvaus vahingon kattamiseksi ja ilmoita prosessi asiakkaalle.

  • Korvaus: Tarjoa korvausta tai korvaavaa tuotetta, jos mahdollista, vakuutuskorvauksen tuloksen perusteella.

 

4. Asiakaspalvelun valmiussuunnitelma

4.1 Valitusten käsittely

  • Välitön vastaus: Kun valitus vastaanotetaan, kuittaa se viipymättä ja anna tapausnumero.

  • Tutkinta: Tutki valitus perusteellisesti keräämällä tietoja asiaankuuluvilta osapuolilta, kuten kuljettajilta, varastoilta ja asiakaspalveluhenkilöstöltä.

  • Ratkaisu: Pyri ratkaisemaan valitus 10 arkipäivän kuluessa. Anna asiakkaalle säännöllisesti päivityksiä tutkimuksen edistymisestä.

  • Korvaus: Tarjoa korvausta tarvittaessa ja varmista, että kaikki korjaavat toimet toteutetaan tulevien ongelmien estämiseksi.

 

4.2 Viiveiden hallinta

  • Välitön vastaus: Jos viivästys on odotettavissa, ilmoita asiasta asiakkaalle mahdollisimman pian ja toimita uusi saapumisaika.

  • Vaihtoehtoiset järjestelyt: Jos viivästys on merkittävä, tarjoa vaihtoehtoisia ratkaisuja, kuten toimituksen siirtoa tai toisen ajoneuvon käyttöä.

  • Asiakkaan vakuuttaminen: Vakuuta asiakkaalle, että hänen tavaransa ovat turvallisia ja että ne pyritään toimittamaan nopeasti.

 

4.3 Tietoliikennekatko

  • Välitön vastaus: Jos viestintä asiakkaan kanssa tai tiimin sisällä katkeaa, eskaloi ongelma kuljetuspäällikölle tai asiakaspalvelupäällikölle.

  • Vaihtoehtoiset kanavat: Käytä vaihtoehtoisia viestintäkanavia, kuten sähköpostia tai henkilökohtaisia tapaamisia, ratkaistaksesi ongelma.

  • Dokumentointi: Dokumentoi kaikki viestit selkeyden ja vastuullisuuden varmistamiseksi.

 

5. Koulutus ja jatkuva parantaminen

5.1 Henkilökunnan koulutus

  • Säännöllinen koulutus: Järjestä säännöllistä koulutusta koko henkilökunnalle valmiustoimenpiteistä, mukaan lukien hätätilanteiden, asiakkaiden valitusten ja ajoneuvotapahtumien käsittelystä.

  • Simulaatioharjoitukset: Suorita simulaatioharjoituksia valmistaaksesi henkilöstöä erilaisiin skenaarioihin varmistaen, että he tuntevat valmiusprosessin.

 

5.2 Jatkuva parantaminen

  • Tarkistaminen ja palaute: Tarkista säännöllisesti varautumisprosessit ja kerää palautetta henkilökunnalta ja asiakkailta löytääksesi parannuskohteita.

  • Päivitysmenettelyt: Päivitä valmiussuunnitelma tarvittaessa vastaamaan muutoksia yrityksen toiminnassa, säädöksissä tai alan standardeissa.

 

Seuraamalla tätä kattavaa varautumisprosessia AnyQuickMove varmistaa, että olemme varautuneet kaikkiin mahdollisiin mahdollisuuksiin, minimoiden palveluidemme häiriöt ja säilyttäen asiakkaidemme luottamuksen ja tyytyväisyyden.

bottom of page